Polityka prywatności

Administratorem danych jest Centrum Oświatowe Akademos S.C. (wspólnicy: Wojciech Gajewski, Mariola Żak-Gajewska), ul. Gołębia 12, 03-662 Warszawa, NIP 113-01-23-397, REGON 011680785. Kontakt: akademos@akademos.edu.pl, tel. +48 22 622 55 26.

Nie powołaliśmy inspektora ochrony danych, ponieważ nie mamy takiego obowiązku: nie jesteśmy organem publicznym, nasza podstawowa działalność nie polega na monitorowaniu osób na dużą skalę ani na przetwarzaniu na dużą skalę danych szczególnych kategorii. We wszystkich sprawach dotyczących danych pisz na akademos@akademos.edu.pl; odpowiada konkretna osoba, nie automat.

Przetwarzamy dane zgodnie z RODO oraz ustawą o ochronie danych osobowych. Do plików cookies i komunikacji elektronicznej stosujemy Prawo komunikacji elektronicznej.

Zbieramy tylko to, czego potrzebujemy do konkretnego celu:

• Zapytanie ofertowe lub kontakt — imię, e-mail, telefon, nazwa firmy. Cel: odpowiedź i przygotowanie oferty. Podstawa: działania podejmowane na Twoje żądanie przed zawarciem umowy.
• Zamówienie i płatność — imię i nazwisko, e-mail, telefon, dane firmy i NIP, kwota. Cel: realizacja umowy. Podstawa: wykonanie umowy oraz nasze obowiązki podatkowe i rachunkowe.
• Konto na platformie — imię i nazwisko, e-mail, forma zwracania się, stanowisko, zdjęcie profilowe (jeśli je dodasz). Cel i podstawa: prowadzenie konta, czyli wykonanie umowy.
• Nauka — postępy w lekcjach, wyniki ćwiczeń, powtórki, czas nauki, wystawione certyfikaty. Cel i podstawa: działanie kursu i wystawienie certyfikatu, czyli wykonanie umowy.
• Bezpieczeństwo — nieudane próby logowania, przybliżony czas sesji, skrót adresu IP przy zapisie zgód. Cel: ochrona kont przed nieuprawnionym dostępem i wykazanie udzielonych zgód. Podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zabezpieczeniu serwisu i możliwości wykazania zgód.
• Marketing — e-mail, jeśli wyrazisz zgodę. Cel: informacje o kursach i ofertach. Podstawa: Twoja zgoda, którą możesz w każdej chwili wycofać.

Jeżeli Twój dostęp opłaca firma i wykupiła moduł analityczny, na podstawie danych o nauce przygotowujemy dla niej zestawienia postępów — zarówno zbiorcze, jak i dotyczące poszczególnych kursantów (czas nauki, regularność, opanowanie materiału). Nie podejmujemy natomiast wobec Ciebie decyzji w sposób wyłącznie automatyczny, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub podobnie istotne.

Nie zbieramy danych szczególnych kategorii (np. o zdrowiu) i prosimy, byś ich nam nie przesyłał.

Danych nie sprzedajemy i nie udostępniamy nikomu w celach marketingowych. Korzystamy z następujących dostawców, każdy na podstawie umowy powierzenia i wyłącznie w naszym imieniu:

• Supabase — baza danych, logowanie i pliki. Serwery w Unii Europejskiej (Frankfurt).
• Vercel — hosting serwisu i platformy. Może przetwarzać dane w USA, na podstawie standardowych klauzul umownych i Data Privacy Framework.
• Resend — wysyłka e-maili transakcyjnych (potwierdzenia, resety hasła). Może przetwarzać dane w USA, na podstawie standardowych klauzul umownych.

Operator płatności otrzymuje dane niezbędne do rozliczenia transakcji i jest wobec nich odrębnym administratorem — stosuje własną politykę prywatności. Nie przechowujemy numerów kart płatniczych.

Dane możemy też udostępnić biuru rachunkowemu oraz organom państwowym, jeżeli przepisy tego wymagają.

Jeżeli Twój dostęp opłaca pracodawca, jego menedżer widzi w panelu firmy status Twojego konta, przypisany kurs, postęp nauki i certyfikaty. Gdy firma wykupiła moduł analityczny, widzi dodatkowo zestawienia Twojej aktywności: czas nauki, regularność i opanowanie materiału. Nie ma natomiast dostępu do Twojego hasła ani do treści Twoich odpowiedzi w ćwiczeniach. W tym zakresie Twoja firma jest odrębnym administratorem — rozlicza szkolenie ze swoimi pracownikami na własnej podstawie prawnej.

Dane przechowujemy tak długo, jak są potrzebne do celu, dla którego je zebraliśmy — i nie dłużej. O długości decydują: czas trwania umowy i Twojego konta, terminy przedawnienia roszczeń, obowiązki wynikające z przepisów podatkowych i rachunkowych oraz — przy danych przetwarzanych na podstawie zgody — moment jej wycofania.

Dane, które przestały być potrzebne, usuwamy lub pozbawiamy powiązania z Twoją osobą. Część z nich usuwana jest cyklicznie i automatycznie, część w momencie usunięcia konta.

Najdłuższy okres dotyczy dokumentów księgowych i danych zamówień: przechowujemy je 5 lat od końca roku podatkowego, bo wymagają tego przepisy. Tego okresu nie możemy skrócić nawet na Twoje żądanie; po usunięciu konta dane te służą wyłącznie rozliczeniom.

Połączenia z serwisem są szyfrowane (HTTPS), a baza danych jest szyfrowana także w spoczynku. Hasła przechowujemy wyłącznie w postaci skrótów — nie znamy Twojego hasła i nie możemy go odczytać.

Dostęp do danych jest ograniczony rolami: lektor widzi tylko przypisane mu kursy, menedżer firmy tylko swoich kursantów, a reguły dostępu są egzekwowane po stronie bazy danych, nie tylko w interfejsie.

Zapisy zgód są dopisywane w trybie tylko-do-odczytu, bez możliwości edycji ani usunięcia — dzięki temu nie da się ich wstecznie zmienić. Przy zgodzie zapisujemy skrót adresu IP, nigdy samego adresu.

Jeżeli mimo to dojdzie do naruszenia ochrony danych, które może powodować ryzyko dla Twoich praw, zgłosimy je Prezesowi UODO w ciągu 72 godzin i — gdy ryzyko będzie wysokie — poinformujemy również Ciebie.

Masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia do innego dostawcy oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym uzasadnionym interesie. Zgodę na marketing możesz wycofać w każdej chwili — jest to równie łatwe jak jej udzielenie.

Jeśli masz konto na platformie, najszybszą drogą są ustawienia konta: podejrzysz i poprawisz tam swoje dane, pobierzesz ich kopię w pliku oraz usuniesz konto. Zgodę marketingową przełączasz w tym samym miejscu.

Jeśli nie masz konta — albo wolisz napisać — wyślij żądanie na akademos@akademos.edu.pl. Odpowiadamy w terminie miesiąca; w sprawach skomplikowanych termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym Cię poinformujemy. Realizacja tych żądań jest bezpłatna, z wyjątkiem żądań ewidentnie nieuzasadnionych lub nadmiernych, w szczególności ze względu na ich ustawiczny charakter.

Pamiętaj o jednym wyjątku: usunięcie konta nie usuwa dokumentów księgowych z zakończonych zakupów, bo te musimy przechowywać przez 5 lat. Usuwamy wszystko poza nimi, a same dokumenty pozostają wyłącznie do celów podatkowych.

Jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Używamy wyłącznie plików cookies niezbędnych do działania serwisu — utrzymują sesję logowania i zapamiętują ustawienia widoków w panelu. Nie wymagają one zgody, dlatego nie zobaczysz u nas okna z pytaniem o cookies.

Nie korzystamy z Google Analytics, piksela Facebooka ani żadnych innych narzędzi analitycznych, reklamowych czy śledzących. Gdyby to się kiedyś zmieniło, poprosimy Cię najpierw o zgodę.

Cookies możesz zablokować w ustawieniach przeglądarki — logowanie do platformy przestanie wtedy działać.

Prowadzimy działalność w Polsce, ale z kursów mogą korzystać osoby z innych krajów. Niezależnie od tego, gdzie mieszkasz, stosujemy wobec Ciebie ten sam standard opisany wyżej i te same prawa wynikające z RODO.